外贸卖家商务信函写作的特点需要有什么?-ESG跨境

外贸卖家商务信函写作的特点需要有什么?

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2021-11-16
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外贸卖家商务信函写作的特点需要有什么?

外贸商务函的书写特色有什么呢?

*礼貌。

这里所说的礼貌,并非只是应用诸如yourkindinquiry,youresteemedorder等等的礼貌用语。更是要体现一种为别人斟酌,多谅解对方心境和处境的态度。假如本着这种态度去和别人沟通,那么即使你这次谢绝对方的请求,也不会因此失去这个朋友,不会影响以后合作的机遇。

尤其要注意,在双方看法不一致的情形下,首先要懂得和尊敬对方的看法。当别人的建议不合理,或对你的责备不公平时,请表示出你的高调,你可以言之凿凿,表达你的观点,但是要注意注意礼节礼貌,避免应用无礼的语言。

也要提示一下,中国人有一句话叫“过犹不及”。凡事,一旦过火,后果反而不好。彬彬有礼,也许会变成奉承,真挚过了头,也会变得天真幼稚。因此,最症结的是把握好“度”,能力到达预期的后果。

*简练。

正如前面所说,用简洁的语言书写信件,使你的书信看起来简明简要,清楚易懂。应用普通词汇,避免冷僻或拼写庞杂的单词。一词能表达,而不能应用词汇。应用多个短句,因为短句容易懂得。更少地应用“和”、“but”、“however”、“consequently”等连词来使句子冗长。不要在同一信件中应用多于一个意思雷同的词。

*准确。

关于数据或特定信息,如时光、地点、价钱、货物编号等,尽可能做到准确。这将使交换的内容更加清楚,更有助于加快交易的进程。

*目的明白。

请在邮件中注明对方公司的名称,或直接在信头称呼收件人的姓名。这将使另一个人知道该邮件是专门发给他的,而不是那些群发的,因此表明了它的主要性。当然,如果你不能肯定收信人的姓名,可以在称呼栏中加上"Dear Sirs"或"Dear Sir or Madam"。

*言简意赅。

请在邮件中注明对方公司的名称,或在信头直呼收件人姓名。这将使另一个人知道该邮件是专门发给他的,而不是那些群发的,因此表明了它的主要性。当然,如果你不能肯定收信人的姓名,可以在称呼栏中加上"DearSirs"或"DearSirorMadam"。

*快速回应。

要及时回复买家,必定要及时。由于采购商通常只看到最早的几次回复,从中选择适合的供给商。假如你的回复不够及时,你会因没有抓住机遇而失去商业机遇。


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