外贸卖家商务信函写作的特征需要有什么？-ESG跨境

外贸商务函的书写特征有什么呢？

*礼貌。

这里所说的礼貌，并非只是应用诸如yourkindinquiry,youresteemedorder等等的礼貌用语。更是要体现一种为别人思考，多谅解对方心境和处境的态度。假如本着这种态度去和别人交流，那么即使你这次谢 方的要求，也不会因此失去这个小伙伴，不会影响以后合作的机遇。

尤其要注意，在双方看法不一致的情形下，首先要懂得和尊敬对方的看法。当别人的建议不合理，或对你的责备不公平时，请表示出你的高调，你可以言之凿凿，表达你的观点，但是要注意注意礼节礼貌，避免应用无礼的语言。

也要提示一下，中国人有一句话叫“过犹不及”。凡事，一旦过火，后果反而不好。彬彬有礼，也许会变成奉承，真挚过了头，也会变得天真幼稚。因此，更重要的是把握好“度”，能力到达预期的后果。

*简练。

正如前面所说，用简洁的语言书写信件，使你的书信看起来简明扼要，清晰易懂。应用普通词汇，避免冷僻或拼写繁琐的单词。一词能表达，而不能应用词汇。应用多个短句，因为短句容易懂得。更少地应用“和”、“but”、“however”、“consequently”等连词来使句子冗长。不要在同一信件中应用多于一个意思相同的词。

*准确。

关于数据或特定信息，如时间、地点、价钱、货物编号等，尽可能做到准确。这将使沟通的内容更加清晰，更有助于加快交易的流程。

*目的明白。

请在邮件中注明对方公司的名称，或直接在信头称呼收件人的姓名。这将使另一个人知道该邮件是专门发给他的，而不是哪些群发的，因此表明了它的关键性。当然，如果你不能明确收信人的姓名，可以在称呼栏中加上DearSirs或DearSirorMadam。

*言简意赅。

请在邮件中注明对方公司的名称，或在信头直呼收件人姓名。这将使另一个人知道该邮件是专门发给他的，而不是哪些群发的，因此表明了它的关键性。当然，如果你不能明确收信人的姓名，可以在称呼栏中加上DearSirs或DearSirorMadam。

*快速回应。

要及时回复买家，必定要及时。由于采购商通常只看到更早的几次回复，从中选择适合的供给商。假如你的回复不够及时，你会因没有抓住机遇而失去商业机遇。

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